تحليل الإنفاق ليس مجرد أسلوب أو تقنية فحسب ، بل هو استراتيجية متكاملة تعتمدها الشركات لتحقيق أهدافها. حيث يقدم هذا التحليل توصيات مستندة إلى البيانات من أجل إدارة فعالة وناجحة للمشتريات، مع تعزيز علاقة قوية وطويلة الأمد مع الموردين والبائعين. يتناول هذا المقال مدى أهمية تحليل النفقات للشركات ويسلط الضوء على كيفية الاستفادة منه للنجاح في عالم الأعمال.
تحليل النفقات
يُمكن وصف تحليل النفقات بأنه عملية تقييم بيانات مشتريات الشركة وعملياتها ذات الصلة (مثل سلاسل التوريد أو الموردين) ومراجعتها وتحليلها. تُساعد هذه العملية الشركة على إعداد تقارير مُفيدة تُمهد الطريق لاتخاذ قرارات استراتيجية تتوافق مع أهدافها، وتُحدد سبل خفض تكاليف التشغيل والمشتريات. يُضفي تحليل الإنفاق شفافيةً ووضوحاً على أنماط مشتريات الشركة، ويُؤثر إيجابياً في إدارة سلاسل التوريد، والإدارة المالية، وعمليات الدفع.
وتُعتبر عملية تحليل النفقات في الغالب عملية دورية، تتطلب فريق عمل مُختص في قسم المشتريات ليكون مسؤولاً عن إجراء التحليلات اللازمة.
يقوم المسؤولون عن تحليل النفقات بجمع بيانات الإنفاق من جميع أقسام المؤسسة ووحداتها، وتنقيحها، وتنسيقها، ومعالجتها للحصول على نتائج مُفيدة ورؤى قابلة للتنفيذ.
لماذا يُعد تحليل النفقات مهماً للشركات؟
يُمثل تحليل النفقات أهمية بالغة للشركات للأسباب الآتية:
- تحديد فرص تقليل التكاليف
يساعد تحليل النفقات الفعّال في تحديد فرص خفض التكاليف، مما يُقلل من تكاليف التشغيل بشكلٍ كبير. كما أن الإدارة الفعّالة للمشتريات، تمكّنك من تحديد المجالات التي يُمكن فيها خفض التكاليف بأبسط الخطوات.
- إدارة المخاطر في سلاسل الإمداد بشكل فعال
يلعب تحليل الإنفاق دوراً جوهرياً في التخفيف من المخاطر التي تواجه سلاسل التوريد، وذلك من خلال تحديد أوجه القصور والأخطاء التي تعترض سير العمليات والإجراءات المختلفة. فعلى سبيل المثال، تساعد البيانات والنتائج المُستقاة من تحليل النفقات في التخفيف من مشكلات المخزون، مثل نفاد المخزون أو الإفراط في شراء بعض المستلزمات. كما أن تحليل الإنفاق يرشدك إلى تنظيم الإمدادات بكفاءة، ويُساعدك على إنشاء نظام إعادة الطلب التلقائي للمُستلزمات.
- إضفاء الشفافية المالية على أعمال الشركة
يوفر تحليل النفقات صورة واضحة لحجم الإنفاق المستهلك على المُستلزمات، ويُبيّن كيفية خدمة الموردين لك. كما يقدم توصيات لتحسين سبل إنفاقك ومساعدتك على توفير المال. على سبيل المثال، إذا كانت لدى أقسام مُختلفة في شركتك عقود مُنفصلة مع الموردين لشراء الخدمة أو المنتج نفسه، يُمكن لتحليل النفقات الشامل مساعدتك في دمج هذه العقود معاً لتقليل التكلفة.
- تعزيز مكانة الشركة وإسهام الموردين
يمكن أن تساعدك البيانات والنتائج اللذين يوفرهما تحليل النفقات على معرفة السعر الذي تدفعه للحصول على الإمدادات من الموردين أو البائعين، وما إذا كانت أمامك خيارات أجدى اقتصادياً متاحة في السوق. كما يتيح لك تحليل الوقت الذي يستغرقه المورد لتزويدك بخدماته.
كيف يُجرى تحليل النفقات؟
ينقسم تحليل النفقات إلى نوعين: مباشر وغير مباشر. يهتم التحليل المباشر بإدارة التوريد. بينما يعالج التحليل غير المباشر بقية المشتريات والنفقات الأخرى للشركة. وعادةً ما يتضمن تحليل النفقات النموذجي الخطوات الآتية:
- جمع بيانات الإنفاق بعد تحديد مصادرها
- تنظيف البيانات
- تصنيف البيانات وتخزينها
- تحليل البيانات
- إعداد التقارير
- استخراج التوصيات والتطبيق
ختاماً
لا شك أن تحليل النفقات يمثل أداة مفيدة لتعزيز إدارة شؤونك المالية وإدارة المخزون، بالإضافة إلى ما يحققه من فوائد قيمة لشركتك. حيث يمكنك إنشاء قسم متخصص في تحليل النفقات ضمن الشركة. كما يمكنك أيضاً الاعتماد على خدمات تحليل النفقات من”بروكيورمنت بلاس” لأنها الخيار الأنسب والأكثر توفيراً بالنسبة لك. تقدم بروكيورمنت بلاس تحليل النفقات كـ “خدمة شاملة ومتكاملة” لمساعدتك في تتبع نفقاتك ومعرفة كيفية توفيرها وإدارتها بشكل أكثر كفاءة.
